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La conservation préventive en partage
Formation à la conservation préventive

La conservation préventive des fonds d’archives, un travail d’équipe : une expérience de formation sur trois ans

Maud Sallansonnet

Résumés

Présentation d’une formation sur la conservation préventive in situ aux Archives départementales du Morbihan ayant pour originalité la mise en place d’un groupe de travail, son suivi sur trois ans et l’évaluation des pratiques en conservation préventive actualisées régulièrement.

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Texte intégral

1À l’origine de ce projet, la volonté de Madeline Hautefeuille, directrice des Archives départementales du Morbihan (AD56) est d’engager le service dans l’élaboration d’un plan de sauvegarde global. Il s’agissait alors de mettre en place des relations avec les pompiers, rédiger un plan d’évacuation des collections ainsi que former l’ensemble du personnel aux bonnes pratiques de la conservation préventive. La proposition de formation émanant de la direction des Archives de France (DAF) est survenue conjointement à cette initiative.

2S’est ensuite ajoutée l’expérience acquise grâce aux accidents survenus durant les trois ans de l’expérience : problèmes de climatisation, moisissures, etc.

3Les éléments de principe étaient donnés par la DAF (voir l’intervention de Mme Parchas) ; les AD56 les ont adaptés.

4Dès le début, il a été décidé de former un groupe restreint à neuf puis douze personnes. La directrice souhaitait, en effet, que soient impliquées le plus de personnes possible afin que l’ensemble du service soit représenté. Il restait néanmoins nécessaire que le groupe ait une taille raisonnable afin que celui-ci puisse se rassembler sans trop de difficultés et que les discussions et les prises de décision y soient facilitées.

5Les personnes ont été sollicitées directement : certaines ont adhéré spontanément au projet, par intérêt personnel, d’autres y ont été incitées plus ou moins fermement. La composition de ce groupe était très diverse, représentative des différentes activités du service : directrice, agents s’occupant de la gestion et de l’entretien du bâtiment, agents traitant des fonds, agents exerçant des missions en salle de lecture, tant magasiniers que présidents de salle, relieurs-restaurateurs ; un agent d’entretien a en outre rejoint le groupe en janvier 2011.

6Le projet a véritablement commencé en juin 2008 avec la formation menée par Marie-Dominique Parchas, responsable de la conservation préventive en administration centrale. Sur trois jours, celle-ci a posé les fondements de la conservation préventive dans un service d’archives afin que tous les participants prennent la mesure de cette question et disposent des mêmes notions de référence.

7Le projet reposant sur le principe de réunions régulières, les premières d’entre elles ont permis de mettre en place le fonctionnement du groupe de travail. Ainsi, le groupe devait se réunir le matin du premier mercredi de chaque mois, pendant la fermeture mensuelle du service, pour que le personnel de la salle de lecture puisse participer aux débats. Il ne s’est cependant jamais trouvé au complet, notamment du fait que les agents travaillant à temps partiel s’absentent le mercredi.

8Ont également été créés des sous-groupes de travail, correspondant à trois thèmes de réflexion : rédaction du plan de sauvegarde et du plan d’urgence, traitement de la chaîne documentaire, climatisation et surveillance du bâtiment. Les agents se sont ensuite répartis dans les sous-groupes selon leurs souhaits.

9Une ressource partagée « Conservation préventive » a également été créée où sont déposés les documents relatifs à l’activité du groupe, notamment et surtout les comptes rendus des réunions. Cette ressource, présente sur le réseau interne du conseil général, est accessible à l’ensemble des agents des AD56 : ils peuvent ainsi se tenir informés de l’avancée du projet.

10Durant les trois ans, la composition du groupe a varié : certains ont souhaité se retirer, remplacés par des personnes dont les activités étaient équivalentes, d’autres ont été intégrés. Par ailleurs, à l’issue des trois ans, il a été décidé d’élargir le groupe et un appel à candidatures a été lancé en avril 2011.

Actions et résultats

  • 1 - DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE et CENTRE INTERRÉGIONAL DE CONSERVATION DU LIVRE. Une méthode d’ (...)

11Lors de la première réunion, en juillet 2008, le groupe de travail a fait le point sur la situation interne des AD56 grâce à l’outil élaboré en 2002 par la DAF et le Centre interrégional de conservation du Livre (CICL), Une méthode d’évaluation des pratiques de conservation préventive dans un service d’archives1. Les agents ont répondu en commun aux 124 indicateurs ; une synthèse a été établie (fig. n°1), et discutée lors des réunions suivantes. C’est cette synthèse qui a servi de référence pour toutes les actions qui ont été menées ultérieurement.

Figure 1

Figure 1

Synthèse des résultats obtenus par les AD56 en 2008 aux questions de l’enquête Une méthode d’évaluation des pratiques de conservation préventive, élaborée par la DAF et le CICL (2008).

Maud Sallansonnet © Conseil général du Morbihan.

Une action en interne d’abord

12Elle concernait les locaux, les fonds et le personnel.

13Première cible, la conservation matérielle et les magasins. Il était important de connaître les méthodes de rangement des collections afin de rectifier certaines pratiques susceptibles de nuire aux documents, autant qu’au personnel parfois. Par ailleurs, la climatisation a fait l’objet d’une attention particulière : une gestion centralisée du climat a été installée, au moyen de sondes réparties dans les magasins. Enfin, comme il est connu que la poussière accroît le risque de moisissures, devenant terrain fertile lorsqu’un climat favorable à leur développement se crée, le dépoussiérage général des magasins a été entrepris, d’où l’intégration ultérieure d’un agent d’entretien ; une fiche pratique a été rédigée à l’intention des trois personnes concernées par cette action.

14Il en est de même pour les documents. Désormais, les fonds sont, en effet, quasiment systématiquement dépoussiérés dès leur arrivée dans les locaux, et avant toute opération de classement ou de simple (re)conditionnement. Tous les agents du service étant amenés à exercer ces activités, une procédure à leur intention a été rédigée sous forme d’un fascicule de quatre pages illustré ; doublée d’une formation effectuée par les restaurateurs du service.

15En outre, les AD56 ont bénéficié, dans le cadre de cette formation, des conseils d’Anne Lama, restauratrice des Archives nationales, pour mettre en place un constat d’état général des collections. Ce constat d’état avait notamment pour finalité la programmation des activités de l’atelier de restauration. Une grille d’évaluation de l’état physique des documents a donc été établie, permettant d’identifier toutes les altérations.

16Enfin, un mémento a été rédigé et distribué à l’ensemble du personnel. Il permettait de rappeler à tous de manière synthétique les bonnes pratiques en matière de manipulation, de transport et de consultation des documents.

Des actions orientées vers l’extérieur aussi

17Différents projets ont vu le jour conjointement.

18L’un d’entre eux porte sur la limitation des risques d’infestation en amont. A ainsi été établie une procédure impliquant les services producteurs, quels qu’ils soient, avant tout versement réglementaire. Tout versement fait donc désormais l’objet d’un constat d’état sanitaire, sous forme d’une grille à remplir par le service versant lui-même ou des agents des AD56 s’ils se sont déplacés dans le local où les documents ont été stockés. En outre, sauf exception, tous les documents entrant dans les collections des AD56 font maintenant l’objet d’un dépoussiérage, suivi d’une désinfection éventuelle (cf. supra).

19Par ailleurs, des relations étroites ont été nouées avec le service départemental d’incendie et de secours (SDIS). Outre le classement du bâtiment en établissement répertorié obtenu par la directrice, des exercices multiples impliquant les équipes de pompiers seules ou avec le personnel des AD56 ont été menés : évacuation du bâtiment sans et avec fumigènes, évacuation d’un ascenseur bloqué dans lequel se trouvaient des agents des Archives. Un autre exercice prévoyait également l’évacuation d’une partie des collections ; il reste encore à mettre en place. Quelques échanges avec les responsables des équipes de pompiers qui se sont déplacées ont confirmé la volonté de ceux-ci de s’impliquer davantage dans la surveillance du patrimoine conservé dans la région vannetaise.

20D’autres perspectives de collaboration avaient été envisagées, notamment avec les autres établissements patrimoniaux à proximité, services du département ou de la ville. Elles sont actuellement en suspens.

21En outre, une infestation de moisissures, survenue en septembre 2008, a engagé les AD56 dans une collaboration régulière avec le laboratoire départemental d’analyses. Depuis lors, les AD56 achètent du matériel à cet organisme et lui communiquent des prélèvements à analyser, notamment pour connaître la qualité de l’air des magasins.

Acquis

22Les exercices présentés ci-dessus et le suivi permanent de Mme Parchas ont nettement accru les compétences des personnes impliquées dans le groupe de travail ; tout comme les différents accidents qu’ont subis les AD56.

23L’infestation de 2008 s’est déclarée dans un magasin au quatrième étage. Le système de climatisation – qui commence à présenter quelques signes de faiblesse – s’était, en effet, arrêté, générant de la condensation dans une conduite. L’atmosphère extérieure était assez chaude et la température du magasin a dépassé les 24 degrés. Personne ne s’en est aperçu pendant presque 36 heures. Des moisissures sont donc apparues sur les registres placés sur les rayonnages situés à l’aplomb de l’endroit où s’était formée la flaque d’eau, se propageant sur une moitié du magasin, en direction du mur du fond. Il s’agissait pour l’essentiel d’aspergillus.

24Mme Parchas s’est déplacée pour expliquer ce qu’il convenait de faire pour traiter les registres infestés. L’ensemble du personnel des AD56 a été mis à contribution. Il a d’abord fallu faire sécher les moisissures en ventilant les registres. Quand il a été certain que les moisissures n’étaient plus actives, le dépoussiérage systématique des documents a commencé, parallèlement à la désinfection des tablettes libérées. Les agents travaillant à cette tâche par demi-journées et par groupes de deux, il a fallu environ deux mois pour nettoyer la moitié du magasin concernée.

25Les moisissures sont réapparues dans deux autres magasins quelques mois plus tard, probablement véhiculées par les conduites de la climatisation. La même opération a été mise en place et tout a été parfaitement nettoyé.

26Par la suite, la surveillance s’est renforcée : rondes plus fréquentes dans les espaces de stockage, suivi beaucoup plus efficace du climat par la société de maintenance de la climatisation, et surtout installation de sondes dans le cadre d’une surveillance informatisée du climat.

27Une procédure illustrée a également été rédigée et distribuée à l’ensemble du personnel du service pour que chacun sache comment réagir en cas de nouvelle infestation.

28Il faut noter la très grande disponibilité de Mme Parchas et sa réactivité lors de cet incident. Celle-ci nous a largement prodigué ses conseils, ou a sollicité ceux de spécialistes.

29Un autre incident survenu en septembre 2011 a également permis d’ajuster la méthode d’intervention d’urgence, encore un peu empirique, ainsi que le matériel à stocker.

Bilan des trois ans

Fonctionnement

30À l’issue des trois ans du projet, nous totalisons vingt réunions de l’ensemble du groupe de travail, dont trois journées complètes de synthèse avec Mme Parchas – une par an – et une avec Anne Lama, chargée de conservation préventive aux Archives nationales. Le sous-groupe « traitement de la chaîne documentaire » s’est réuni cinq fois, notamment pour élaborer les brochures distribuées au personnel.

31Pour qu’un tel groupe de travail soit vivant et que ses activités soient constructives, il est absolument nécessaire d’avoir un chef de projet qui organise les réunions et planifie les activités. De même, il s’avère indispensable que le groupe soit constitué le plus possible de personnes volontaires et motivées, qui s’impliquent, ou qui à tout le moins se sentent réellement concernées.

Résultats de l’action du groupe de travail

32(fig. n°2)

Figure 2

Figure 2

Résultats de l’action du groupe de travail des AD56 entre 2008 et 2011 (2011).

Maud Sallansonnet © Conseil général du Morbihan.

Chiffres

- 2008 :

49,19 % des indicateurs étaient positifs ; avec 6 des 19 catégories à moins de 50 % (dont 3 à 0), et 2 à plus de 80 %.

La catégorie la plus basse est celle des fonds (avec tout de même 41,38 % de positif) ;

les deux catégories les plus hautes, à égalité sont celles du bâtiment et des moyens humains et budgétaires (58,33 de positif).

- 2011 :

79,84 % des indicateurs sont positifs ; aucune catégorie n’est à moins de 50 %, et 11 catégories sont à plus de 80 % (dont 5 à 100 %).

La catégorie la plus basse reste celle des fonds, avec tout de même 68,97 % de positif) ;

La catégorie la plus haute est désormais celles des moyens humains et budgétaires à 100 %.

Évolution

- 41 des 124 indicateurs sont devenus positifs et 2 sont devenus négatifs, soit 38 indicateurs (30,65 points) de mieux ; 14 des 19 catégories connaissent une évolution inférieure à 50 %, dont 3 présentent une progression nulle. À noter cependant que ces 3 catégories affichaient déjà un résultat supérieur à 50 % en 2008.

- La meilleure progression (41,67 points) concerne les moyens humains et budgétaires ; ce groupe présentait déjà un des chiffres les plus élevés en 2008 (55,33 %), mais il n’a que deux indicateurs (donc plus faciles à améliorer).

- L’évolution la moins bonne (25 points) concerne le bâtiment ; mais le groupe bâtiment avait déjà le chiffre le plus élevé en 2008, à égalité avec les fonds. À noter qu’il reste un des 3 chiffres les plus élevés en 2011 (2e position à égalité avec communication et manipulation).

Le chiffre de 79,84 % de résultats positifs lors de la relecture de l’enquête en 2001 montre donc une progression globalement bonne.

MAIS

  • 2 - Il faut également tenir compte du changement d’état d’esprit qui s’est opéré entre 2008 et 2011. (...)

- 2 indicateurs sont devenus négatifs2 :

  • 3 - La situation va très prochainement évoluer. La mise en ligne de nombreux documents d’archives, no (...)

13 : « Vous avez dans la mesure du possible regroupés les fonds les plus consultés à proximité de la salle de lecture3 »

59 : « Vous connaissez et appliquez les conditions spéciales de conservation (T° et HR) recommandées pour chaque type de support d’enregistrement sonore et audiovisuel ».

Par ailleurs, en ce qui concerne les 12 indicateurs considérés comme prioritaires dans l’enquête,

- en 2008 : 5 d’entre eux étaient négatifs ;

  • 4 - Ils sont néanmoins disposés sur des palettes réglementaires.
  • 5 - Une intervention a eu lieu depuis mars 2011, date de cette synthèse, afin de limiter au maximum l (...)

- en 2010 : 2 seulement le demeurent (1 : « Tous les documents d’archives sont placés sur des rayonnages ou dans des meubles4. » ; 92 : « Les magasins ne subissent pas d’infiltrations en cas de précipitations abondantes5 »).

D’ordre général :

- Les moins bonnes progressions (14 inférieures à 50 points) répondent à des chiffres d’indicateurs initialement tous supérieurs à 50 % (dont 2 à 80 % en 2008, correspondant aux 2 progressions nulles sur les 3), sauf pour 2 d’entre elles (conditionnement et reliure des supports traditionnels et sécurité/dégâts des eaux).

Ce qui reste cohérent avec le fait que les chiffres des groupes fonds et sécurité sont les plus bas en 2011.

- Inversement, les meilleures progressions (5 supérieures à 50 points) répondent à des chiffres d’indicateurs inférieurs à 50 % (dont même 2 à 0 %).

Bilan des trois ans

Points positifs

33Les progrès obtenus sont à mettre largement en avant. Ils n’auraient pas été aussi importants sans la très grande disponibilité de Mme Parchas qui a assuré un suivi régulier, validant les documents réalisés – fiches de procédures, fascicules illustrés, etc. – et a prodigué de nombreux conseils judicieux, motivant ainsi l’ensemble des participants.

34La bonne maniabilité d’un groupe restreint est aussi à souligner, notamment et surtout parce que les personnes qui y officiaient étaient, pour l’essentiel d’entre elles, volontaires. En outre, la diversité des postes et missions était réelle, ce qui a rendu les échanges concrets et pertinents.

35Par ailleurs, impliquer un petit nombre d’agents a facilité la formation du personnel du service. Les bonnes pratiques ont été intégrées en douceur par l’ensemble du service parce que chaque membre du groupe était susceptible de les faire connaître ou de les rappeler ; les différentes plaquettes d’informations produites ont également joué leur rôle. Ces bonnes pratiques ont permis une certaine sensibilité aux notions de conservation préventive, de gestion des risques. Ainsi, l’ensemble des agents a accepté facilement de s’impliquer lorsque sont survenus les accidents évoqués plus haut, ou simplement se sont appropriés les diverses procédures mises au point (questionnaire adressé aux organismes versants, dépoussiérage, etc.).

36Il faut également reconnaître que les AD56 ont eu la chance de voir leur collectivité de tutelle accéder aux diverses demandes de financement de matériel spécifique qui ont été faites. Il n’est, en effet, pas certain que les moyens financiers demeurent équivalents dans les années à venir.

Points négatifs

37Si l’expérience s’est dans l’ensemble révélée enrichissante pour tout le service des Archives départementales du Morbihan et les collections dont elles ont la charge, certains aspects sont cependant à nuancer.

38Ainsi, même à l’intérieur du groupe de travail, il était parfois difficile de concilier les différentes sensibilités. Les exigences des agents en contact avec le public s’accordaient souvent mal avec celles des restaurateurs ou des agents traitant les fonds, et les compromis n’étaient pas aisés à établir.

39Il était également rarement possible de réunir le groupe dans son intégralité. Le créneau choisi pour les réunions ne permettait pas aux agents travaillant à temps partiel d’y assister régulièrement. D’où l’intérêt d’avoir un groupe tout de même assez important pour garantir la représentation des différents postes.

40Parallèlement, il est à noter que très peu d’agents se tenaient informés des activités du groupe de travail quoique tous les comptes rendus aient été en accès libre sur le serveur commun du service. De même que peu se sont sentis concernés à moins d’être sollicités directement pour une opération ciblée comme le dépoussiérage des registres touchés par les moisissures. Preuve en est le « jeu des 11 erreurs » proposé à la fin du mémento de bonnes pratiques distribué à l’ensemble du service. Il s’agissait de relever les infractions aux règles de conservation préventive réunies sur une photographie ; les personnes ayant donné les meilleurs résultats devaient recevoir un lot. Les membres du groupe de travail ont été quasiment les seuls à y avoir répondu.

41Par ailleurs, quoique certains éléments aient été bien intégrés par l’ensemble du personnel, il était tout de même parfois difficile de faire passer le message de la conservation préventive, entre l’incompréhension, voire l’hostilité latente de certains collègues, et le désintérêt complet à l’égard de cette question. En outre, certains estimaient que les moyens mis en œuvre, notamment matériels, auraient été mieux employés dans un autre domaine. Tels les locaux dégagés de tout mobilier et laissés volontairement inoccupés afin de pouvoir y disposer les documents à faire sécher à la suite d’une hypothétique inondation, alors que le service manque d’espaces de travail. Et certains membres du groupe de travail ont quelquefois eu l’impression de jouer les « mouches du coche ».

L’avenir

42Les résultats encourageants obtenus durant ces trois dernières années ne peuvent que nous engager à poursuivre l’action dans ce domaine. La situation actuelle du service est cependant assez particulière : la directrice, Mme Hautefeuille, n’y est plus présente depuis la fin du mois de mai 2011. Aucun membre du groupe n’ayant été désigné pour le diriger, ni n’ayant réellement manifesté de volonté d’en prendre la tête, l’activité de celui-ci est donc en suspens depuis lors.

43Néanmoins, lors du bilan en mars 2011, des décisions avaient été prises et des perspectives de travail avaient été envisagées. Ainsi, il a été convenu que le groupe serait renouvelé, intégrant de nouvelles personnes, en remplacement de certains membres ou par simple adjonction.

44Par ailleurs, dans la droite ligne de ce qui a déjà été réalisé, restaient à rédiger un mémento de bonnes pratiques en conservation préventive à destination des lecteurs, ainsi qu’un exercice d’évacuation des collections par les pompiers initialement prévu au printemps 2011 à reprogrammer.

45La réflexion pour la mise en place du plan d’évacuation des collections était à peine entamée ; elle devra donc se poursuivre plus concrètement. Il en découlera différentes actions : établir une liste des fonds par priorité de sauvetage, déplacer les collections et en tenir informés les pompiers.

46Avait également été évoquée la possibilité de mettre en place une collaboration active avec les autres institutions culturelles de la région de Vannes afin de pouvoir se « prêter » réciproquement du matériel spécifiquement réuni en cas de sinistre, ainsi que des personnes susceptibles d’intervenir.

47Il va de soi que le service des Archives départementales du Morbihan aura surtout pour but de maintenir, voire d’accroître, les bons résultats obtenus dans l’enquête DAF-CICL ; à tout le moins de ne pas voir devenir négatifs certains indicateurs.

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Notes

1 - DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE et CENTRE INTERRÉGIONAL DE CONSERVATION DU LIVRE. Une méthode d’évaluation des pratiques de conservation préventive. Paris : La Documentation française, 2002.

2 - Il faut également tenir compte du changement d’état d’esprit qui s’est opéré entre 2008 et 2011. Les personnes qui ont répondu à l’enquête étaient les mêmes, mais les réponses ont été données de manière plus stricte en 2011.

3 - La situation va très prochainement évoluer. La mise en ligne de nombreux documents d’archives, notamment de l’état civil, a, en effet, considérablement modifié les pratiques de consultation des lecteurs. De même, la rédaction d’un plan d’évacuation des collections va obliger à reconsidérer le rangement des magasins.

4 - Ils sont néanmoins disposés sur des palettes réglementaires.

5 - Une intervention a eu lieu depuis mars 2011, date de cette synthèse, afin de limiter au maximum les risques, sans toutefois les supprimer définitivement.

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Table des illustrations

Titre Figure 1
Légende Synthèse des résultats obtenus par les AD56 en 2008 aux questions de l’enquête Une méthode d’évaluation des pratiques de conservation préventive, élaborée par la DAF et le CICL (2008).
Crédits Maud Sallansonnet © Conseil général du Morbihan.
URL http://insitu.revues.org/docannexe/image/9866/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 260k
Titre Figure 2
Légende Résultats de l’action du groupe de travail des AD56 entre 2008 et 2011 (2011).
Crédits Maud Sallansonnet © Conseil général du Morbihan.
URL http://insitu.revues.org/docannexe/image/9866/img-2.jpg
Fichier image/jpeg, 278k
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Pour citer cet article

Référence électronique

Maud Sallansonnet, « La conservation préventive des fonds d’archives, un travail d’équipe : une expérience de formation sur trois ans », In Situ [En ligne], 19 | 2012, mis en ligne le 28 septembre 2012, consulté le 22 mai 2017. URL : http://insitu.revues.org/9866 ; DOI : 10.4000/insitu.9866

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Auteur

Maud Sallansonnet

chef du pôle archives anciennes, modernes et privées, Archives départementales du Morbihan, maud.sallansonnet@cg56.fr

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Droits d'auteur

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